話題のワークフロー

ITシステムのワークフロー

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ワークフローシステムは企業の情報、業務、書類の流れをIT技術を利用してシステム化します。企業にはたくさんの書類がありますが、その書類を運ぶのは人間ですし、拠点間が離れている企業では書類が回覧される時間だけでもかなりの時間が必要になります。また、回覧する人が不在となると更に時間がかかります。単に文書管理方法をIT化するだけではだめです。文書管理をシステム化し、メール機能を利用して、書類が流れていくことが大切なのです。それがワークフローシステムになります。この文書管理システムとワークフローにより、申請、稟議書の回覧スピードがアップしたりします。しかし、ワークフローというと、現状の書類の流れをそのままシステム化したり、稟議書、申請書などを業務の流れ、そのままに文書管理のシステム化、ワークフロー化するとIT技術の導入効果が十分得られません。

進化したワークフローシステムと文書管理

文書管理システムと書類の流れは複雑な業務ですと、複雑な文書管理システムにしかなりません。まずは、業務の流れから見直すことが大切なのです。簡素な業務にすることは簡素なシステムになるのです。簡素なシステムは運用も保守も楽になります。また、単に業務書類のワークフロー化だけでなく業務を見直すことも行うのです。ワークフローの目的としてはシステム化、業務のスピードアップになりますが、システム化の前に業務を見直すことが大切なのです。無駄な業務を徹底的に見直す、過去の慣例などもなくしていくことが重要なのです。それが、1拠点だけでなく、全社的に行うことは大変ですが、見直しの効果は必ず、業務にプラスとなって表れます。